Kuinka asettaa poissaoleva viesti Skype-ohjelmassa

Skype for Businessin eri väriset tilat ilmoittavat yhteyshenkilöillesi, kun olet poissa toimistosta, ja saatavuustasosi. Jos haluat tietää, miten se tehdään, näytämme sinulle tässä artikkelissa.

Ensinnäkin opastamme sinut määrittämään toimiston ulkopuolella automaattiset vastaukset Windows 10: ssä. sitten miten sisällyttää lisätietoja asettamalla käytettävyytesi Skype. Lisäksi, koska Skype for Businessin Mac-versio ei tällä hetkellä saa Outlook-kalenteritietoja, näytämme sinulle kiertotavan vaiheet.

Vaihtoehto 1: Synkronoi MS Outlook Skype for Businessiin (violetti piste W / automaattiset vastaukset)

Määritä toimiston ulkopuolella automaattinen vastaus Windowsissa

Ennen kuin määrität toimistosi ulkopuolisen tilan automaattisilla vastauksilla, sinun on tarkistettava, minkä tyyppinen Outlook-tili sinulla on, koska tämä riippuu seuraavista vaiheista:

1. Napsauta Outlookissa Tiedosto> Tilin asetukset.
   
2. Valitse Tiliasetukset ja tarkista sitten Tyyppi-sarake:
   
   • Jos käytät työosoitetta, tilisi on Microsoft Exchange.
     
   • Jos kyseessä on henkilökohtainen sähköposti, kuten Gmail, tilisi on IMAP tai POP3.

Automaattisen vastauksen määrittäminen toimiston ulkopuolella Microsoft Exchange -tilille:

1. Käynnistä Outlook ja valitse sitten Tiedosto> Automaattiset vastaukset.
   
2. Napsauta Automaattiset vastaukset -ruudussa Lähetä automaattiset vastaukset.
   
   • Voit asettaa ajanjakson automaattisille vastauksillesi, joka päättyy lopetusaikaan. muuten sinun on poistettava se manuaalisesti käytöstä.
     
   • Määritä toimiston ulkopuolella Säännöt ja hälytykset -vaihtoehto, jos Automaattiset vastaukset -vaihtoehtoa ei ole.
3. Kirjoita Vastaus, jonka haluat lähettää ollessasi poissa Oma organisaatiosi -välilehdellä.
   
   • Kuka tahansa organisaationi ulkopuolella oleva vaihtoehto lähettää automaattisen vastauksen jokaiseen sähköpostiin.
     
4. Napsauta OK tallentaaksesi.
   

Toimiston ulkopuolisen viestin luominen IMAP- tai POP3-tilillesi:

1. Käynnistä Outlook ja valitse sitten Tiedosto näyttääksesi tilisi tiedot.
   
2. Valitse Uusi viesti.
   
3. Täytä mallisi aihe ja vastaus.
   
4. Napsauta Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä.
   
5. Kirjoita mallisi nimi Tallenna nimellä -vetovalikkoon; napsauta sitten Outlook-malli (* .oft).
   
6. Valitse sijainti ja sitten Tallenna.
   

Toimiston ulkopuolisen säännön luominen:

1. Napsauta Tiedosto> Hallinnoi sääntöjä ja ilmoituksia.
   
2. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -ruudun Sähköpostisäännöt-välilehdestä Uusi sääntö.
   
3. Valitse Käytä sääntöä vastaanotetusta viestistä Aloita tyhjästä säännöstä ja sitten Seuraava.
   
4. Jätä vaiheet 1 ja 2 muuttumattomina vastaamaan kaikkiin viesteihisi ja Seuraava.
   
5. Napsauta Kyllä vahvistaaksesi säännön kaikille viesteille.
   
6. Vaiheen 1 alapuolella: Valitse toiminto (t); napsauta sitten vastausta tietyllä mallilla.
   
7. Vaiheen 2 alapuolella: Muokkaa säännön kuvausta ja valitse korostettu teksti tietylle mallille.
   
8. Valitse Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä Valitse vastausmalli -vaihtoehdosta Etsi.
   
9. Napsauta malliasi ja valitse sitten Avaa> Seuraava.
   
10. Lisää tarvittavat poikkeukset ja Seuraava.
    
11. Soita nyt säännöllesi esim. Out of Office.
12. Jos haluat aloittaa automaattiset vastaukset nyt, jätä Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruutu valittuun ja sitten Valmis, muuten poista valinta, kunnes olet valmis.
    

Merkintä : Kun olet poissa, sinun on jätettävä Outlook käynnissä lähettääksesi automaattiset vastaukset.

Säännön aktivointi:

kuinka tietää, jos joku estänyt sinut whatsappissa

1. Napsauta Tiedosto> Hallinnoi sääntöjä ja ilmoituksia.
   
2. Etsi Sääntöjen ja hälytysten sähköpostisäännöt -kohdasta sääntö ja valitse sen vasemmalla puolella oleva ruutu ja OK.
   

Määritä lopuksi läsnäolosi arvoksi Active Skype:

Aina kun joku Skype-kontakteistasi etsii sinua, he näkevät nimesi vieressä pienen purppuranpisteen. Tämä vahvistaa, että olet toimiston ulkopuolella, mutta silti käytettävissäsi ja valmis puhumaan.

1. Kirjaudu Skype-palveluun ja valitse profiilikuvasi Chatista.
   
2. Napsauta nykyistä tilaasi ja valitse sitten Aktiivinen.
   

Määritä Office-ulkopuolella ja aktiivinen Skype-tila Macissa

Merkintä : Skype for Business Macissa ei tällä hetkellä tarjoa läsnäolotietoja Outlook-kalenterin perusteella. Kiertotapana voit asettaa tilaksi Aktiivinen toimiston ulkopuolella olevalla tilaviestillä:

1. Kirjaudu Skype-palveluun ja napsauta valokuvasi.
2. Valitse nimesi alla olevasta avattavasta nuolesta Saatavilla.

Lisää sitten tilaviestisi:

1. Napsauta valokuvasi ja valitse sitten Lisää tilaviesti napsauttamalla.
2. Kirjoita viesti, esimerkiksi, että olen offline-tilassa ... -… .. Ole hyvä ja lähetä minulle.
   • Poista viesti napsauttamalla sitä ja napsauttamalla Poista.

Kun kollegasi etsivät sinua Skype-yhteystiedoistaan, he näkevät, että olet poissa toimistosta ja käytettävissäsi.

Vaihtoehto 2: Synkronoi MS Outlook -kalenteri Skypeen (violetti ympyrä-nuoli)

Määritä toimiston ulkopuolella automaattinen vastaus / ilman Windows-vastausta

Ennen kuin asetat toimiston ulkopuolelle, sinun on tarkistettava, minkä tyyppinen Outlook-tili sinulla on, koska se riippuu seuraavista vaiheista:

1. Napsauta Outlookissa Tiedosto> Tilin asetukset.
   
2. Valitse Tiliasetukset ja tarkista sitten Tyyppi-sarake:
   
   • Jos käytät työosoitetta, tilisi on Microsoft Exchange.
     
   • Jos kyseessä on henkilökohtainen sähköposti, kuten Gmail, tilisi on IMAP tai POP3.

Automaattisen vastauksen määrittäminen toimiston ulkopuolella Microsoft Exchange -tilille:

1. Käynnistä Outlook ja valitse sitten Tiedosto> Automaattiset vastaukset.
   
2. Napsauta Automaattiset vastaukset -ruudussa Lähetä automaattiset vastaukset.
   
   • Voit asettaa ajanjakson automaattisille vastauksillesi, joka päättyy lopetusaikaan. muuten sinun on poistettava se manuaalisesti käytöstä.
     
   • Määritä toimiston ulkopuolella Säännöt ja hälytykset -vaihtoehto, jos Automaattiset vastaukset -vaihtoehtoa ei ole.
3. Kirjoita Vastaus, jonka haluat lähettää ollessasi poissa, Inside My Organization -välilehdessä. Voit myös jättää vastauksen tyhjäksi.
   
4. Kuka tahansa organisaationi ulkopuolella oleva vaihtoehto lähettää automaattisen vastauksen jokaiseen sähköpostiin. Jos haluat jättää vastauksen tyhjäksi, Outlook suosittelee vain Omat yhteystiedot -vaihtoehdon valitsemista.
   
5. Napsauta OK tallentaaksesi.
   

Toimiston ulkopuolisen viestin luominen IMAP- tai POP3-tilillesi:

1. Käynnistä Outlook ja valitse sitten Tiedosto näyttääksesi tilisi tiedot.
   
2. Valitse Uusi viesti.
   
3. Täytä mallisi aihe ja vastaus.
   
4. Napsauta Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä.
   
5. Kirjoita mallisi nimi Tallenna nimellä -vetovalikkoon; napsauta sitten Outlook-malli (* .oft).
   
6. Valitse sijainti ja sitten Tallenna.
   

Luo toimiston ulkopuolinen ohje seuraavasti:

1. Napsauta Tiedosto> Hallinnoi sääntöjä ja ilmoituksia.
   
2. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -ruudun Sähköpostisäännöt-vaihtoehdosta Uusi sääntö.
   
3. Valitse Käytä sääntöä vastaanotetusta viestistä Aloita tyhjästä säännöstä ja sitten Seuraava.
   
4. Jätä vaiheet 1 ja 2 muuttumattomina vastaamaan kaikkiin viesteihisi ja Seuraava.
   
5. Napsauta Kyllä vahvistaaksesi säännön kaikille viesteille.
   
6. Vaiheen 1 alapuolella: Valitse toiminto (t); napsauta sitten vastausta tietyllä mallilla.
   
7. Vaiheen 2 alapuolella: Muokkaa säännön kuvausta ja valitse korostettu teksti tietylle mallille.
   
8. Valitse Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä Valitse vastausmalli -vaihtoehdosta Etsi.
   
9. Napsauta malliasi ja valitse sitten Avaa> Seuraava.
   
10. Lisää tarvittavat poikkeukset ja Seuraava.
    
11. Soita nyt säännöllesi esim. Out of Office.
12. Jos haluat automaattisten vastausten alkavan nyt, jätä Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruutu valittuun ja lopeta tai poista valinta, kun olet valmis.
    

Merkintä : Kun olet poissa, sinun on jätettävä Outlook aktiiviseksi, jotta voit lähettää automaattiset vastaukset.

Säännön aktivointi:

1. Napsauta Tiedosto> Hallinnoi sääntöjä ja ilmoituksia.
   
2. Etsi Sääntöjen ja ilmoitusten sähköpostisäännöistä sääntösi ja valitse sitten sen vasemmalla puolella oleva valintaruutu.
   

Määritä lopuksi läsnäolosi Pois käytöstä Skype-tilassa:

Aina kun joku Skype-kontakteistasi etsii sinua, he näkevät pienen, violetin, vasemmalle osoittavan nuolen ja pisteen nimesi vieressä. Tämä vahvistaa, että olet toimiston ulkopuolella ja poissa työstä; siis aktiivinen.

1. Kirjaudu Skype-palveluun ja valitse profiilikuvasi Chatista.
   
2. Napsauta nykyistä tilaasi ja valitse sitten Ei käytössä.
   

Määritä Off-of-Office- ja Off Work Skype-tila Macissa

Merkintä : Skype for Business Macissa ei tällä hetkellä tarjoa läsnäolotietoja Outlook-kalenterin perusteella. Kiertotapana voit asettaa tilan Ei käytössä -toiminnolle toimiston ulkopuolella olevalla tilaviestillä:

1. Kirjaudu Skype-palveluun ja napsauta valokuvasi.
2. Valitse Pois työ nimesi alla olevasta avattavasta nuolesta.

Lisää sitten tilaviestisi:

1. Napsauta valokuvasi ja valitse sitten Lisää tilaviesti napsauttamalla.
2. Kirjoita viesti, esimerkiksi, että olen offline-tilassa ... ja palaa…
   • Poista viesti napsauttamalla sitä ja napsauttamalla Poista.

Kun kollegasi etsivät sinua Skype-yhteystiedoistaan, he näkevät, että olet poissa toimistosta etkä ole käytettävissä.

Skypen ulkopuoliset usein kysytyt kysymykset

Miksi Skype-tilani näkyy edelleen?

Kun Näytä toimiston ulkopuolella olevat tiedot yhteystiedoille -valintaruutu on valittu Työkalut,> Asetukset> Henkilökohtainen, toimiston ulkopuolella oleva tila näkyy edelleen, vaikka se olisi pois päältä Outlookissa.

Jos näin ei ole, yritä ottaa yhteyttä Microsoftiin tekninen tukitiimi avuksi.

Voinko poistaa toimiston ulkopuolisen tilan käytöstä Skypen avulla Outlookin sijaan?

Skype käyttää Outlook-kalenterisi tietoja tilasi päivittämiseen; Siksi sinun on sammutettava toimiston ulkopuolella Outlook.

Office-tilasi näyttäminen Skypessä

Skype for Business -pikaviestityökalu käyttää Outlook-kalenteritietojasi ilmoittamaan Skype-yhteyshenkilöillesi tilastasi. Tämä on kätevä, kun yhteystietosi näkevät yhdellä silmäyksellä, oletko poissa toimistosta ja käytettävissäsi vai poissa tai et ole käytettävissä.

Nyt kun olemme osoittaneet sinulle tämän vaiheet, onnistut sen määrittämisessä - toimiiko se odotetusti? Kerro meille alla olevasta kommenttiosasta.